Služba Dokumenty Google je neuveriteľne pohodlná, ale nezodpovedné zdieľanie odkazov môže vystaviť dokumenty, ktoré sa môžu javiť ako súkromné.
Mnoho ľudí chváli Google Dokumenty pre svoju univerzálnosť a neoceniteľnú možnosť zdieľať dokument s konkrétnymi ľuďmi, ale tieto možnosti zdieľania a spôsob, akým sa používajú, môžu otvoriť dvere pre obrovské narušenie súkromia. Je až desivo ťažké niekedy profesionálne využívať internet a vyhnúť sa spoliehaniu sa na služby spoločnosti Google. Existujú však spôsoby, ako tieto nástroje využiť a súčasne chrániť osobné údaje.
Sada funkcií spoločnosti Google je užitočná asi pre každého, kto má prístup na internet. Spoločnosť podporuje pokladnicu bezplatných programov pre všetky pracovné oblasti, ako sú Gmail, Tabuľky Google, Disk Google, Mapy Google a samozrejme Dokumenty Google. Všetky tieto nástroje poskytujú pôsobivé možnosti zdieľania, ktoré umožňujú používateľom zdieľať údaje a spolupracovať na projektoch. Niektoré sú dokonca zábavné.
Pokračujte v posúvaní a pokračujte v čítaní Kliknutím na tlačidlo nižšie spustíte tento článok v rýchlom zobrazení.
Využitie týchto možností zdieľania bohužiaľ prináša aj najväčšie riziká. V Dokumentoch Google je najjednoduchšou metódou zdieľania odkazov zapnutie zdieľania odkazov, čím sa vytvorí jedinečná adresa URL dokumentu a tento odkaz sa odošle kolegovi. Aj keď je priama akcia odoslania prepojenej osoby na osobu relatívne bezpečná, ak tento dokument obsahuje odkazy, ktoré smerujú na iné webové stránky, kliknutím na tieto odkazy sa odošle predchádzajúca adresa URL (tá, ktorá bola vytvorená súkromne na zdieľanie samotného dokumentu) do adresár novej stránky. Nejde o inherentne hanebný postup - je to len málo známa súčasť fungovania internetu.
Ako zachovať súkromie pri odosielaní dokumentov Google
Jedným z najjednoduchších a najefektívnejších spôsobov, ako bezpečne zdieľať dokument Google, je zdieľať ho s konkrétnymi ľuďmi. Existuje niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť. Najrýchlejším spôsobom je ponechať zdieľanie odkazov vypnuté a namiesto toho v možnostiach zdieľania odkazov zvoliť možnosť „Konkrétni ľudia“. To si vyžaduje, aby sa druhá strana prihlásila do účtu Google, ale ak to úloha znamená zasielanie citlivých informácií v dokumente to pravdepodobne stojí za ďalší krok. Ak súbor obsahuje odkazy a používateľ na ne klikne, bude adresa URL aj po kliknutí na odkaz informovať ostatné webové stránky o tom, kde sa používateľ nachádzal, nedovolí však týmto webom čítať samotný dokument, pretože sú nastavené možnosti zdieľania odkazov obmedziť prístup iba na konkrétne vybrané osoby.
Ďalšou možnosťou je využiť službu Skupiny Google. Táto trasa tiež vyžaduje, aby sa všetci zúčastnení prihlásili pomocou účtu Google, ale na oplátku vytvára zoznam ľudí, s ktorými je možné zdieľať čokoľvek. Je to skvelá voľba, ak práca vyžaduje časté zdieľanie dokumentov s veľkou skupinou ľudí. Každá skupina bude mať svoju vlastnú priradenú e-mailovú adresu „@googlegroups“, takže namiesto výberu e-mailovej adresy konkrétnej osoby pri výbere miesta zdieľania dokumentu stačí použiť e-mailovú adresu skupiny. Je dobré sledovať členov skupiny, aby ste si udržali povedomie o tom, kto má prístup k zdieľaným súborom, a je ľahké odstrániť ľudí, ktorí už nie sú súčasťou projektu.
Nakoniec, ako to býva pri online komunikácii, je dôležité mať na pamäti nastavenie súkromia pri zdieľaní informácií. Vďaka inteligentnému použitiu zdieľania odkazov Google Dokumenty môžu byť bezpečné aj bezpečné.